Recepționer AI pe WhatsApp: ce face, cât costă, ce spune legea

Ce face, concret, un recepționer AI pe WhatsApp?

E un asistent conectat la numărul de WhatsApp Business al firmei. Citește mesajul, înțelege ce vrea omul și răspunde din informațiile pe care i le-ai dat: servicii, program, adresă, prețuri, reguli de programare. Nu inventează și nu improvizează pe subiecte pe care nu le-ai aprobat.

Ce face cel mai des:

• răspunde la întrebările care se repetă: „cât costă”, „aveți loc mâine”, „unde vă găsesc”;
• face programarea direct în calendar și trimite confirmarea;
• preia reprogramări și anulări, după regulile tale;
• strânge datele de care ai nevoie pentru o ofertă, ca omul din echipă să nu mai întrebe încă o dată;
• predă conversația unui om când nu știe, când clientul e nemulțumit sau când cere asta.

Ce preia AI-ul și ce rămâne la om

Ce scrie clientul	Ce face recepționerul AI	Ce rămâne la om
Întrebări despre program, adresă, servicii	Răspunde din informațiile aprobate de tine	Nimic, dacă informațiile sunt la zi
„Cât costă?”	Dă prețul exact din lista ta	Reduceri, negocieri, oferte speciale
„Vreau o programare”	Caută un loc liber, programează și confirmă	Excepțiile: urgențe, ore în afara programului
Reprogramare sau anulare	O face după regulile stabilite	Cazurile cu penalități sau dispute
Reclamații, client nemulțumit	Recunoaște situația și predă imediat	Discuția propriu-zisă
Întrebări medicale, juridice sau tehnice	Nu răspunde pe fond, predă	Răspunsul de specialitate
„Vreau să vorbesc cu cineva”	Predă pe loc	Conversația, de acolo încolo

Regula pe care o folosim: dacă un om din echipă răspunde la fel de fiecare dată, după aceleași reguli, poate prelua AI-ul. Dacă fiecare caz cere judecată, rămâne la om, iar AI-ul doar îi pregătește terenul.

Cât costă un recepționer AI pe WhatsApp?

Ai trei costuri separate și e bine să le vezi pe toate de la început.

1. Construcția și rularea

La SWAGG, un recepționer AI e o automatizare ca oricare alta, la același preț: 490 € o dată, ca să-l construim, să-l testăm și să-l punem în funcțiune, apoi 49 €/lună. Lunarul include rularea, monitorizarea, reparațiile și până la o oră de modificări mici pe lună. E gata în 7–14 zile. Prețurile sunt finale: nu suntem plătitori de TVA, deci nu se adaugă nimic pe factură.

2. Mesajele WhatsApp, plătite către Meta

Pagina oficială de prețuri a WhatsApp Business Platform (consultată pe 22 octombrie 2026) descrie modelul așa:

• Per mesaj, nu per conversație. De la 1 iulie 2025, Meta taxează fiecare mesaj livrat de firmă către client. Mesajele trimise de clienți către firmă nu se plătesc.
• Prețul depinde de categorie și de țară. Mesajele-șablon sunt de marketing, utilitare (tranzacționale sau informative) ori de autentificare; răspunsurile libere sunt mesaje de serviciu. Tariful se stabilește după categorie și după piața destinatarului.
• Fereastra de 24 de ore. Când un client îți scrie, pornește o fereastră de serviciu de 24 de ore, care se resetează la fiecare mesaj nou al lui. În ea poți răspunde liber, inclusiv automat. În afara ei poți trimite doar mesaje-șablon.
• Schimbarea din 1 octombrie 2026. Meta taxează din nou, per mesaj, mesajele de serviciu care trec de primele 1.000 livrate pe lună pe fiecare număr de telefon al firmei, precum și mesajele utilitare trimise în fereastra de 24 de ore, care fuseseră gratuite din iulie 2025.
• Reclamele Click to WhatsApp. Dacă omul îți scrie dintr-o astfel de reclamă, din aplicația de Android sau iOS, și îi răspunzi în fereastra de 24 de ore, se deschide o fereastră gratuită care poate rămâne deschisă până la 7 zile.

Aceeași pagină spune că Meta poate schimba tarifele doar în prima zi a unui trimestru, așa că verifică-le înainte să faci bugetul. Când estimezi, numără mesajele, nu conversațiile: o singură programare poate însemna cinci sau șase răspunsuri ale asistentului. Un memento trimis din inițiativa ta, când clientul nu ți-a scris în ultimele 24 de ore, e un mesaj-șablon și se plătește separat.

3. Modelul AI

Modelul care înțelege mesajele și formulează răspunsurile se plătește după cât e folosit. Atât costul modelului, cât și pe cel al mesajelor WhatsApp le plătești la costul real, fără adaos de la noi, și ți le estimăm pe volumul tău înainte să pornim.

Ce spune AI Act: trebuie să-i spui clientului că vorbește cu un AI?

Da. Regulamentul (UE) 2024/1689, cunoscut ca AI Act, cere la articolul 50 alineatul (1) ca sistemele AI făcute să interacționeze direct cu oamenii să fie proiectate astfel încât persoana să afle că vorbește cu un sistem AI. Singura excepție: când lucrul ăsta e evident pentru un om rezonabil de informat, atent și precaut. Alineatul (5) adaugă că informația se dă clar și distinct, cel târziu la prima interacțiune.

Când se aplică? Articolul 50 nu are o dată separată, deci urmează data generală de aplicare din articolul 113: 2 august 2026. Pachetul de simplificare „AI Omnibus”, în vigoare din 27 iulie 2026, a amânat alte termene, dar textul consolidat de pe AI Act Service Desk, platforma Comisiei Europene, nu marchează alineatul (1) ca modificat.

În practică, nu te baza pe excepția „e evident”. Primul mesaj al asistentului spune pe față cine e: „Bună! Sunt asistentul virtual (AI) al salonului X. Te pot ajuta cu programări și informații sau te pun în legătură cu un coleg.” Obligația din alineatul (1) cade pe cine construiește sistemul, dar conversația poartă numele firmei tale, deci te privește direct. Recepționerii pe care îi construim nu se dau niciodată drept oameni.

Regulile WhatsApp: acordul clientului și drumul spre un om

Pe lângă lege, WhatsApp are propria politică pentru firme, WhatsApp Business Messaging Policy, actualizată pe 23 septembrie 2026. Trei reguli contează pentru un recepționer AI:

• Acordul. Poți contacta pe cineva doar dacă ți-a dat numărul și ți-a confirmat că vrea să primească mesaje de la tine. Pentru memento-uri sau pentru orice mesaj trimis din inițiativa ta, ai nevoie de acest acord înainte.
• Drumul spre un om. Automatizarea e permisă când răspunzi în fereastra de 24 de ore, dar trebuie să existe căi rapide, clare și directe către un om: transfer în chat, telefon, email sau un formular.
• Dezabonarea. Dacă cineva cere să nu mai primească mesaje, pe WhatsApp sau în altă parte, trebuie să respecți cererea.

GDPR: ce faci cu mesajele clienților?

O conversație pe WhatsApp conține date personale: nume, număr de telefon, uneori detalii despre o problemă sau o programare. Principiile GDPR, așa cum le rezumă Comisia Europeană, se traduc într-o listă scurtă:

• Temei legal. Când clientul îți scrie ca să se programeze, prelucrarea e necesară ca să faci demersurile cerute de el înainte de un contract. Pentru alte scopuri ai nevoie de alt temei, de exemplu consimțământul.
• Doar datele necesare. Asistentul cere doar ce folosești. Pentru o programare, de obicei numele, serviciul și ora.
• Cât mai puțin timp. Datele se păstrează cât mai puțin timp posibil. Stabilește un termen după care conversațiile se șterg sau se revizuiesc.
• Transparență. Spune în politica de confidențialitate cum folosești conversațiile și cine le prelucrează.
• Securitate. Măsuri tehnice și organizatorice potrivite: acces doar pentru cine are nevoie, conturi pe numele firmei.

La noi, automatizarea rulează pe conturile firmei tale. Îți spunem în scris ce date folosește și unde stau, iar unde se poate alegem furnizori cu servere în UE. Textul de aici e informativ, nu consultanță juridică: pentru cazuri sensibile, cum ar fi datele medicale, vorbește și cu un avocat sau cu responsabilul cu protecția datelor.

Când merită un recepționer AI și când nu

Merită acolo unde mesajele vin des și se pierd ușor: seara, în weekend, când ești la un client sau în cabinet. Cazurile tipice sunt clinicile, saloanele și cabinetele care trăiesc din programări, firmele de servicii care primesc multe cereri de ofertă și echipele mici în care patronul răspunde la telefon și seara.

Nu merită dacă primești câteva mesaje pe săptămână și răspunzi oricum repede. Nici dacă fiecare cerere e unică și cere o discuție lungă. Acolo, o confirmare automată și un om care răspunde repede fac mai mult. Nu știi în ce categorie ești? Radiografia afacerii îți arată în câteva minute unde pierzi timp.

Cum se pune în funcțiune, pas cu pas

1. Scrii întrebările care se repetă. Lista ta de „cât costă”, „aveți loc”, „unde parchez” e punctul de plecare.
2. Stabilim regulile în scris. Ce are voie să spună, ce prețuri comunică, ce nu atinge și când predă unui om.
3. Conectăm conturile. Numărul pe WhatsApp Business Platform, calendarul și, dacă e cazul, CRM-ul sau programul de facturare.
4. Testăm pe cazuri reale. Mesaje adevărate din firma ta, nu exemple din manual, ca să vedem unde trebuie să predea.
5. Pornim și urmărim. Citim conversațiile din primele săptămâni și reglăm ce nu merge; reparațiile intră în lunar.

Totul durează 7–14 zile. Cel mai mult contează cât de repede primim accesul la conturi.

O automatizare, un pachet sau AI în firmă?

Depinde de cât de clar știi ce vrei. Detaliile complete sunt pe pagina automatizări AI:

• O automatizare, 490 € + 49 €/lună: știi exact problema, de exemplu mesajele de pe WhatsApp rămân fără răspuns seara. Memento-urile de programare sunt o automatizare separată, la același preț.
• Clienți din reclame, 990 €, apoi 239 €/lună din luna a 2-a: landing page de vânzare, setup tracking, o automatizare cu AI (de exemplu recepționerul pe WhatsApp) și prima lună de Ads Start.
• Auditul AI, 190 €, în 5 zile lucrătoare: simți că pierzi timp, dar nu știi unde. Dacă raportul nu te ajută, îți dăm banii înapoi.
• AI în firmă, 1.990 €, în 4 săptămâni: auditul, 3 automatizări și instruirea echipei. Dacă ai făcut deja auditul, suma se scade din preț.

Următorul pas

Folosim și noi automatizările pe care le vindem: cine programează un call pe swagg.studio primește automat linkul de Google Meet și memento-urile. Dacă vrei ceva asemănător pe WhatsApp-ul firmei tale, ai două drumuri:

• În configurator alegi automatizarea și primești pe loc propunerea scrisă, cu prețul final. Dacă rezervi în 24 de ore cu 99 €, primești între 5% și 20% reducere, după valoarea ofertei; cei 99 € se scad din avans și îi poți cere înapoi în 3 zile. Auditul, AI în firmă și pachetele gata nu primesc reducere în plus.
• Dacă preferi să vorbim întâi, programează un call gratuit de 30 de minute și spune-ne ce mesaje primești și cât de des.